Tietoa workshopin järjestäjälle

Workshopin ilmoittautuminen ja osallistumismaksut

  • Jokainen workshopin osallistuja ilmoittautuu workshopiin itse verkkolomakkeella ja maksaa osallistumismaksun. Ilmoittautuminen 1.2.-24.3.2017 ITK-verkkosivuilla. Hämeen kesäyliopisto huolehtii kokonaisuudessaan workshopien ilmoittautumisten hallinnoinnista.
  • Myös workshopien pääjärjestäjät ja kouluttajat ilmoittautuvat ennakkoon samalla workshopin ilmoittautumislomakkeella kuin osallistujat. Maksullisten workshopien ilmoittautumislomakkeessa kouluttajilla on oma tuotevaihtoehto. Maksuttomissa workshopeissa kouluttaja kirjoittaa "Lisätietoja ilmoittautumiseen liittyen" -kenttään tiedon "Olen workshopin kouluttaja".
  • Workshop-kutsu lähetetään ilmoittautuneille sähköpostitse n. viikkoa ennen workshopia. Kutsun mukana on nimikorttilinkki ja nimikortti tulee tulostaa ennen workshopiin saapumista.    
  • Nimikortti on pääsylippu workshopiin ja se on pidettävä esillä koko workshopin ajan.

Workshopin rakenne

  • ITK-workshopit ovat pääasiassa yhteen teemaan keskittyviä joko puoli päivää (klo 10-13 tai klo 14-17) tai koko päivän (klo 10-17) kestäviä koulutustilaisuuksia. Workshopien pääjärjestäjät voivat esittää toiveen puolen päivän workshopien ajankohdasta (aamu- tai iltapäivä).
  • Workshopit ovat luonteeltaan toiminnallisia; osallistujat pääsevät tekemään ja jakamaan kokemuksiaan.
  • Workshopia ehdotetaan syksyn Call for papersissa 11.10.-8.11.2016.
  • Jokaiselle workshopille on varattu yksi workshop-tila. Workshop-tilassa on käytettävissä yksi tietokone, tykki ja langaton verkkoyhteys. Tilassa ei ole osallistujille omia koneita. Tarkemmat tilatiedot kunkin workshopin kohdalta verkkosivuilta

Työnjako workshopin pääjärjestäjän ja Hämeen kesäyliopiston välillä, hinnat

  • Pääjärjestäjä vastaa workshopin sisällön ja ohjelman suunnittelusta ja toteutuksesta ja hoitaa workshopin pääasiallisen markkinoinnin.
  • Hämeen kesäyliopisto tekee workshopin pääjärjestäjän kanssa kirjallisen sopimuksen, jossa sovitaan pääjärjestäjää koskevista velvollisuuksista, tärkeistä päivämääristä, ilmoittautumiskäytännöistä ja kustannuksista. 
  • Hämeen kesäyliopisto lähettää viikolla 50 sähköpostitse tiedon workshop-valinnoista kaikille Call for Papers -ehdotuksen jättäneille ja päivittää tiedot ITK:n verkkosivuille. Pääjärjestäjää pyydetään vahvistamaan workshopin toteuttaminen 15.12.2016 mennessä. Vahvistuksen jälkeen kesäyliopisto lähettää allekirjoitettavaksi kaksi kappaletta kirjallisia sopimuksia workshopin järjestämisestä henkilölle, jonka pääjärjestäjä on ilmoittanut sopimuksen allekirjoittajaksi. Sopimus palautetaan 12.1.2017 mennessä. Sopimusmalli.
  • Hämeen kesäyliopisto markkinoi workshopeja osana konferenssin ohjelmaa.
  • Workshopin yhteyshenkilö päivittää aikataulutetun ohjelman ITK:n verkkosivuille 1.2.2017 mennessä. 
  • Pääjärjestäjä päättää workshopin minimi-/maksimiosallistujamääristä ja määrittää workshopille mahdolliset osallistumis- ja perumismaksut. Workshop voi olla osallistujalle myös maksuton.
  • Hämeen kesäyliopisto informoi workshopin yhteyshenkilöä sähköpostitse ilmoittautumistilanteesta tasaisin väliajoin aina ilmoittautumisajan päättymiseen saakka. Workshopin yhteyshenkilön tehtävänä on välittää tarvittaessa tietoa workshopin kouluttajille ja muille workshopin järjestämisessä mukana oleville henkilöille.
  • Ilmoittautuminen workshopeihin päättyy 24.3.2017, jonka jälkeen workshopin pääjärjestäjä voi puntaroida workshopin toteuttamista, mikäli ilmoittautumisia on tullut vähän. Pääjärjestäjän tulee kuitenkin huomioida, että 15.12.2016 jälkeen workshopin järjestelyistä laskutetaan 300 € hallintomaksu, vaikka workshop peruuntuisi.
  • Hämeen kesäyliopiston laskuttamat maksut workshopin pääjärjestäjältä: 0-20 osallistujaa: 450 € (perusmaksu), 21- osallistujaa: perusmaksu + 25 € / osallistuja (20 osallistujan ylittävästä määrästä).
    • Workshopissa saa olla pääjärjestäjän yhteyshenkilön lisäksi korkeintaan viisi kouluttajaa joista ei veloiteta maksua. Jos kouluttajia on enemmän kuin viisi, yksittäisen kouluttajan maksu on 25 € / kouluttaja.
    • Huom. Perusmaksu 450 € ei sisällä tilavuokraa. Tilavuokra on puolen päivän workshopista 150 €  ja koko päivän workshopista 300 €.

Workshop-päivän iltaohjelma Kylpylän puolella Cafe Karlbergin tiloissa klo 18.00-22.00.

  • Musiikista vastaa Jane Kitto (Australia)
  • Hohtokeilausta (maksuton)
  • Iltapalabuffet (omakustanteinen)

 


*muutokset mahdollisia